Dopo aver parlato di Costi Occulti, qui parliamo di Risk Management (la gestione del rischio), un aspetto che i direttori finanziari (CFO) e i responsabili di produzione analizzano con estrema attenzione. Nel business, il rischio non è un concetto astratto: ha un costo economico preciso e quantificabile.
Quando affidi un progetto a un singolo collaboratore esterno o a un service, stai acquistando due livelli di sicurezza completamente diversi. Vediamo nel dettaglio come si calcola questo rischio e perché il service azzera i costi legati agli imprevisti.
Il fattore “Single Point of Failure”
Nel project management, un Single Point of Failure (SPOF) è un elemento della catena che, se si guasta, blocca l’intero sistema.
- Il Freelance è un SPOF: per quanto sia un professionista eccellente, serio e affidabile, è un essere umano singolo. Se si ammala, ha un’emergenza familiare, subisce un guasto tecnico (es. si rompe il computer con i file sorgenti) o semplicemente decide di accettare un lavoro più remunerativo lasciandoti a metà opera, la tua produzione si ferma all’istante.
- Il Service ha la “Ridondanza del Team”: il service è una struttura. Se l’editor o il copywriter principale assegnato al tuo progetto ha un imprevisto, il Project Manager del service lo sostituisce immediatamente con un’altra risorsa interna che ha le stesse competenze e conosce già le linee guida del tuo brand. Per te, committente, il flusso di lavoro è trasparente, standardizzato e non subisce interruzioni.
Quanto costa un giorno di ritardo? Il calcolo del danno
Il rischio si calcola monetizzando il ritardo sul Time-to-Market (il momento in cui il prodotto esce sul mercato e inizia a generare ricavi).
Immaginiamo che la tua società stia producendo un volume editoriale o un grande pacchetto di contenuti per un cliente, dal valore di 15.000 €, con una scadenza tassativa a 30 giorni. La risorsa singola si ferma per un imprevisto e accumula 10 giorni di ritardo.
Ecco l’impatto finanziario nei due scenari:
Scenario A: gestione con Freelance (blocco della produzione)
- Mancato guadagno giornaliero: se il progetto genera 15.000 € in 30 giorni, ogni giorno di ritardo ti costa virtualmente 500 € di flusso di cassa bloccato (000 / 30 = 500 €). Per 10 giorni, sono 5.000 € di ritardo sul fatturato.
- Costo di emergenza (recruiting lampo): per non perdere il cliente, il tuo PM interno deve interrompere il suo lavoro, passare due giornate a cercare un altro freelance disponibile all’ultimo minuto, fargli un brief d’urgenza e sperare che sia bravo. Costo del tempo perso dal tuo PM: minimo 300 €.
- Penali o perdita del cliente: molti contratti agenzia-cliente prevedono penali per il ritardo. Se perdi il cliente a causa del ritardo, il danno è incalcolabile.
Costo totale del rischio avverato: almeno 5.300 € di danni diretti e indiretti.
Scenario B: gestione con Service Editoriale (a continuità garantita)
- Clausola di continuità: il contratto con il service garantisce la consegna entro la data prestabilita. Se un copywriter del service si ammala, il service rialloca internamente le ore di lavoro su un altro professionista senza chiederti un solo euro in più.
- Zero tempo perso: tu non vieni nemmeno coinvolto nella gestione della crisi. Il Project Manager del service risolve il problema internamente.
- Consegna puntuale: il prodotto esce sul mercato il giorno stabilito. Il fatturato di 15.000 € entra in cassa come previsto.
Costo totale del rischio avverato: 0 €: il service ha assorbito interamente il rischio operativo.
In sintesi, cosa compri quando paghi un Service?
Quando il preventivo del service è uguale a quello del freelance, con il freelance stai pagando solo ed esclusivamente il tempo di esecuzione di quella persona.
Con il service, a parità di prezzo, stai pagando il tempo di esecuzione PIÙ una polizza assicurativa sulla consegna, scalabilità del lavoro e la possibilità di concentrarti su altri focus. Per una società che deve presentare i conti a fine anno, eliminare l’imprevedibilità è il primo modo per ottimizzare i margini di profitto.